Bagian Pengadaan Barang Jasa atau sering disebut dengan Unit Kerja Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ) adalah Bagian pada Sekretariat Daerah yang mengelola seluruh Pengadaan Barang dan Jasa lingkup Pemerintah Kota Bima. Salah satu tugas pengelolaan pengadaan barang dan jasa tersebut adalah pemilihan penyedia barang dan jasa. Saat ini, semua proses pemilihan penyedia barang dan jasa pemerintah dilakukan secara elektronik melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yaitu layanan pengelolaan teknologi informasi untuk memfasilitasi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Namun ada satu tahapan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang masih dilakukan secara manual (offline), yaitu proses persiapan pemilihan penyedia barang/jasa.

Proses persiapan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara offline ini menyebabkan terjadinya masalah-masalah, antara lain :

1. Arsip dan rekam jejak reviu dokumen tidak tercatat dan tersimpan dengan baik.
2. Terjadinya kesalahan dokumen pemilihan akibat perbedaan antara dokumen spesifikasi teknis yang disusun dan diunggah oleh PPK dengan dokumen pemilihan yang disusun dan diunggah oleh Pokja Pemilihan.
3. Pemborosan waktu dan biaya.
4. Adanya temuan tim audit (APIP) dimana Pokja Pemilihan dan PPK dianggap lalai dalam melaksanakan reviu dokumen persiapan pengadaan barang/jasa.

Untuk mengantisipasi permasalahan dan isu di atas, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses pengadaan barang/jasa pemerintah khususnya di lingkup Pemerintah Kota Bima yaitu menggunakan aplikasi berbasis web yaitu Sistim Informasi Persiapan Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa (SiPANDA).

Sistim Informasi Persiapan Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa (SiPANDA) dapat diakses melalui https://sipanda.bimakota.go.id/ merupakan sistim informasi disusun berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Persiapan Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang telah disusun berdasarkan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia.

Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan buku pedoman (user guide) Aplikasi Sistem Informasi Persiapan Pemilihan Penyedia (SiPANDA) ini yaitu :

1. User Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana cara menggunakan aplikasi SIPANDA Dalam Proses Persiapan Pemilihan Penyedia.

2. User Administrator , dalam hal ini yaitu fungsional UKPBJ yang bertugas dalam hal Person In Charge sebagai pedoman mereka menggunakan aplikasi SIPANDA membuat akun Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, Kelompok Kerja Pemilihan, Pejabat Pembuat Komitmen, dan Menginput Paket Pengadaan.

3. User Kelompok Kerja Pemilihan, menggunakan dokumen ini sebagai panduan panggunaan Aplikasi SIPANDA Dalam Melakukan Review Dokumen Persiapan dan Menetukan Metode Pengadaan.

4. User Kepala UKPBJ, Menggunakan buku ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana cara menggunakan aplikasi SIPANDA sebagai hak akses untuk melakukan monitoring terkait kegiatan pengadaan dan  penetapan kelompok kerja pemilihan.